Tietosuojaseloste

1. Yleistä:

Henkilötietolainsäädännön mukainen tietosuojaseloste (erit. henkilötietolaki, 523/1999, 10 ja 24 §).

Jotta voimme täyttää yhdistyslain mukaisten jäsentietojan ylläpitämisen velvoitteet, edellyttää se että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Arvostamme kuitenkin yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet suojaamaan sitä. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein sitä käsittelemme, sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojasi koskien.

Tiedot ovat tallennettu kahteen (2) eri järjestelmään:

1. Suuli, joka on Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n (SPV:n) Suuli jäsenrekisterijärjestelmä. Lisätietoa Suulista, mukaanlukien henkilötietolain (523/99) 10§ mukainen, löytyy SPV:n verkkosivuilta.
2. myClub, on Taikala Oy:n  rekisteri- ja jäsenpalvelu suojatulla pilvipalvelimella. Rekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä ainoastaan rekisterin yhteyshenkilöt, joilla on käyttäjätunnus ja salasana.imyClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.Yhdistyksen luottamushenkilöille on roolikohtaisia käyttäjätasoja. Luottamushenkilöiden pääsyä jäsentietoihin on rajoitettu ja luottamushenkilöillä on pääsy vain tehtäviensä hoitamisen kannalta välttämättömiin jäsentietoihin.fgäseri

Tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty: 27.11.2021

2. Rekisterin pitäjä:
Vuosaaren Urheilukalastajat ry.

3.Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kerhon sihteeri

4.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

• Yhdistyslain mukaisten jäsentietojan ylläpitäminen
• Venepaikkojen hallinnointi
• Talkoo- ja vartiointivelvotteiden hallinnointi
• Tiedottamiseen kerhon tapahtumista ja mahdollisista muista jäsenistölle liittyvistä asioista
• Jäsenlaskutukseen liittyvät asiat

5.Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää kunkin rekisteröidyn osalta tarkoituksenmukaisiksi katsotut seuraavat henkilötiedot:

• Rekisterinpitäjän Vuosaaren Urheilukalastajat ry:n henkilöiden yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;
• Jos rekisteröity edustaa yritystä tai muuta yhteisöä, kyseisen yrityksen tai muun yhteisön yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, yritys- ja yhteisötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;

6.Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään perustuen rekisteröidyn omaan ilmoitukseen puhelimitse, internetissä, sähköpostitse tai muulla tavalla.

7.Tietojen vastaanottajat

Rekisterin tietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa seurojen muille toimijoille. Esim. katsastuslistat katsastusmiehille tai vartiovorolistat niitä taritseville.

8.Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Mahdolliset luovutukset EU:n ulkopuolelle koskevat ainoastaan tilanteita, jossa käyttämiemme järjestelmien palvelimet sijaitsisivat EU:n ulkopuolella.

Vuosaaren Urheilukalastajat ry. käyttää jäsenkyselyissä tai muissa vastaavissa jäsentutkimuksissa Google Forms-palvelua, jonka myötä tietoja saatetaan säilyttää EU:n ulkopuolella. Googlen tietosuojaan voit tutustua täällä. Jäsentutkimuksissa emme kerää yksilöivää tietoa ja niihin on mahdollista vastata anonyymisti.

9.Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään niin kauan kun rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja kohdassa 4 kuvattuihin tarkoituksiin. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta. Päätettävä rekisterikohtaisesti.

10.Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Digitalista rekisteriä esimerkiksi suojataan ajan tasalla olevalla tietoturvaohjelmistolla ja siitä otetaan varmuuskopiot. Paperiversiota esimerkiksi säilytetään lukitussa toimitilassa. 

11.Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastus- tai oikaisupyyntö voidaan myös tehdä toimittamalla pyyntö rekisterin yhteyshenkilölle.

12.Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että;

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

13.Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

14.Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

15.Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

16.Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.